Personalabteilungen machen sich mit Zeugnissen zu viel Arbeit, wobei in der Regel eins von zwei Extremen vorherrscht. Entweder haben Sie sich vor einigen Jahren von der Rechtsberatung Ihres Vertrauens ein paar vorformulierte Satzblöcke geben lassen, die Sie nun jedes Mal aufs Neue entsprechend der Qualität der durch den anfordernden Mitarbeiter erbrachten Arbeitsleistung zusammensetzen und hinsichtlich Zeugnisgrund sowie Empfänger manuell anpassen. Dafür bringen Sie dann bis zu zwei Stunden Arbeitszeit auf. Alternativ haben Sie irgendwann entschieden, dass Sie stattdessen lieber jährlich um die 1.000€ Lizenzgebühren für einen der üblichen Zeugnisgeneratoren bezahlen möchten, um die gleiche Zeit damit zu verbringen, aus über 10.000 Formulierungen die schönsten auswählen zu können. Beide Varianten machen den Prozess jedoch komplizierter, als er sein muss.

Arbeitszeugnisse müssen sauber formuliert, rechtssicher aufgebaut und gleichzeitig inhaltlich konsistent sein. Der excelbasierte Zeugnisgenerator von HRmitExcel bietet hier eine praxistaugliche Lösung, die den Zeitaufwand zur Zeugniserstellung auf ein Minimum reduziert und trotzdem sämtlichen Anforderungen gerecht wird. Er nutzt vorhandene Mitarbeiter- und Stellendaten aus dem Stellenplan sowie vorliegenden Stellenbeschreibungen und überführt diese automatisch in ein professionell aufgebautes Zeugnis. Der Generator ermöglicht dabei den Führungskräften eine Beurteilung der Arbeitsleistung und des Sozialverhaltens des Mitarbeiters mit eine Notenskala von 1 bis 3, jedoch nicht schlechter, um dem Grundsatz der Berufsförderlichkeit nachzukommen. Außerdem wird zwischen Arbeits- und Zwischenzeugnissen sowie Ausstellungsgründen vom Stellenwechsel bis zur außerordentlichen Kündigung unterschieden. Und das sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache.