Viele Unternehmen erfassen nach wie vor nicht die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter und riskieren damit hektische Aktionen zur Beschaffung der Dokumentationen, wenn sich die Aufsichtsbehörde meldet, rechtliche Auseinandersetzungen und eine leidende Reputation unter Arbeitnehmern. Dabei sind Arbeitgeber spätestens seit einem Grundsatzurteil des BAG vom September 2022 dazu verpflichtet, zumindest Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten, wie beispielsweise auch im August 2024 durch das Verwaltungsgericht Hamburg bestätigt wurde, als sich ein großer Anbieter von Outdoor-Artikeln dafür rechtfertigen musste, dass seine Führungskräfte keine Zeiten dokumentieren, da sie in Vertrauensarbeitszeit arbeiten. Zuvor hat auch schon der EuGH im Mai 2019 in einem Urteil gegen die Deutsche Bank bekanntgegeben, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer gemessen werden kann. Die Frage was passiert, wenn diesen Vorgaben nicht nachgekommen wird, ist rechtlich (noch) nicht unmittelbar festgehalten, zeigt sich aber in der Praxis mit behördlichen Anordnungen und Bußgeldern bis zu einer Höhe von 30.000€ nach § 25 Abs. 2 ArbSchG, sollten jene nicht umgesetzt werden.

Dabei hält sich der Aufwand in Grenzen, den rechtlichen Anforderungen nachzukommen. Ein beliebtes Mittel sind oftmals händisch gepflegte Papierlisten oder die Meldung per E-Mail, wobei beide Varianten jedoch mit einem erheblichen Nachhalteaufwand zur Korrektur von Fehlern oder zur Sicherstellung der grundlegenden Einreichung einhergehen. Die Dateien von HRmitExcel ermöglichen in diesem Kontext einer deutliche Entlastung der Personalabteilung und von Führungskräften, indem die Mitarbeiter ihre Zeiten selbst in klar strukturierten Dateien erfassen, die jederzeit - eine entsprechende Netzwerkstruktur in Ihrem IT-System vorausgesetzt - von allen Verantwortlichen eingesehen werden können. Darauf aufbauende Abwesenheits- und Anwesenheitslisten ermöglichen zudem eine erleichterte Absprache von Urlaubszeiten sowie die Generierung von Auswertungen für Mitarbeitergespräche oder Monats-, Quartals-, und Jahresberichte mit einer hohen Datenqualität. Sie schaffen eine erhöhte Transparenz über Verfügbarkeit und Fehlzeiten ohne zusätzlichen Aufwand.